Testaments, donations, actes de vente, … tous ces documents sont rédigés par un notaire en respectant certaines formes et normes. De par sa nature d’officier public, le notaire confère à ces écrits un caractère officiel d’authenticité, on parle alors d’actes authentiques.
Les offices de notaires sont tenus de conserver les actes originaux appelés minutes entre
75 et 100 ans.
L’origine du terme minute provient de l’époque où les actes étaient écrits à la plume. Le rédacteur devait utiliser une écriture fine et menue (écrire en minute) pour éviter les problèmes d’archivage.
Comment réduire les problèmes d’archivage ?
Aujourd’hui, les études notariales tentent de réduire les problèmes d’archivage en dématérialisant à 100% le travail du notaire. C’est ainsi que depuis 3 ans, les collaborateurs de l’étude Patricia ROBLOT-DIAZ, Vincent MORELLON, Didier SANDJIAN, ont scanné 45 000 dossiers, soit environ 140 m3 de papiers. Cette longue et difficile sortie de la culture du papier via des scans individuels n’a toutefois pas résolu les problèmes d’espace au sein de l’étude car il reste un linéaire important de minutes à stocker.
Maître MORELLON a donc envisagé un déménagement dans des nouveaux locaux. Il a fait appel à Eric Boyer, architecte, et à la société Fayat Roux Cabrero pour construire un bâtiment à Sérézin-du-Rhône.
Doté d’une surface totale d’environ 1 700 m2, le Sérézium est composé de commerces au rez-de-chaussée et de bureaux sur 3 niveaux.
Cet immeuble propose des bureaux plus adaptés au mode de travail de l’étude.
Situé au bord de l’autoroute A7, il offre une meilleure visibilité à l’office et un accès plus simple pour les clients.
Une solution mixte de rayonnages fixes et mobiles
Le dernier étage est réservé à l’espace archivage et à une salle de réunion.
Maître Morellon souhaitant disposer d’un espace réunion suffisamment grand pour accueillir les événements de l’office, il fallait optimiser la surface de stockage des minutiers.
Gravittax a donc proposé une solution mixte de rayonnages fixes et rayonnages mobiles. Compact, le rayonnage mobile permet d’augmenter la capacité de stockage de 80 à 90%
(en savoir + sur le rayonnage mobile).
L’installation de l’étude notariale est composée d’une rangée simple face fixe, d’une rangée double face fixe et de 4 rangées double face mobiles soit un linéaire de 233 m.
Nous remercions Maître Morellon qui nous a témoigné sa satisfaction quant à la réalisation de cette installation par Gravittax “Cette installation apporte un gain de place spectaculaire. Une bonne préparation a été faite par Gravittax. Des propositions pertinentes ont été faites par un professionnel aguerri pour un budget raisonnable”
Patricia ROBLOT-DIAZ
Vincent MORELLON
Didier SANDJIAN
NOTAIRES ASSOCIES
Le Sérézium
1, route départementale 312 – 69360 Sérézin-du-Rhône
http://roblotdiaz-morellon-sandjian.notaires.fr/
Le rayonnage mobile peut être utilisé dans d’autres secteurs d’activité :
INDUSTRIE, COMMERCE, …
